Die Auswahl der richtigen Event Location ist entscheidend für den Erfolg deiner Veranstaltung. Bei der Besichtigung gilt es, zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Location all deinen Anforderungen entspricht. Diese Checkliste hilft dir, alle relevanten Aspekte zu prüfen.

Bewertung des Standorts

Bei der Wahl der Location spielt der Standort eine zentrale Rolle. Achte darauf, dass die Location sowohl für Gäste als auch für Dienstleister gut erreichbar ist. Faktoren wie Erreichbarkeit mit dem Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln, Barrierefreiheit und das Ambiente der Umgebung sollten sorgfältig geprüft werden.

Erreichbarkeit mit dem Auto
Erreichbarkeit mit öffentlichem Verkehr
Rollstuhlgängig
Ambiente der Umgebung (ländlich, urban, industriell)
Schönwetter/Schlechtwetter-Variante
Lärmbelästigung
Sicherheitslage
Regionale Vermarktungsmöglichkeiten für Event
Image und Ruf der Location

Auswahl des Raums

Die Grösse und Ausstattung des Raums bestimmen massgeblich, ob die Location für Ihr Event geeignet ist. Prüfe die Raumfläche, die Höhe, das Personenfassungsvermögen und andere Merkmale, um sicherzustellen, dass alle geplanten Aktivitäten durchgeführt werden können.

Platz des Raumes in m²
Platz für Stromvelos
Raumhöhe
Personenfassungsvermögen (z.B. bei Bestuhlung oder Bankett)
Säulen im Raum (bspw. wegen Sich auf Leinwand)
Boden (Teppich, Parkett, Laminat)
Zugänge
Masse der Zugänge (Breite und Höhe der Türen)
Fahrstühle (z.B. Personenlift oder Warenlift)
Nebenräume (Lager, Kühlräume, Keller, Fumoir oder Garderobe)
Heizung
Belüftung
Klimaanlage
Akustik
Ausgleichsflächen Lärmschutz

Kontrolle der (Veranstaltungs-)Technik

Zeitgemässe Events erfordern oft umfangreiche technische Ausstattung. Stell sicher, dass die Location über die notwendigen Stromanschlüsse, Internetverbindung und technischen Geräte verfügt, um deine Veranstaltung reibungslos durchzuführen.

Stromanschlüsse
Internetanschluss (WiFi, LAN, Leistung)
Beschallung des Raumes (Boxen, DJ Pult oder Ähnliches)
Mikrofon, Beamer, Leinwand
Verdunkelungsmöglichkeiten
Beleuchtung
Technischer Support
Back-up Systeme

Kontrolle der sanitären Anlagen

Sanitäre Anlagen sind für eine komfortable und hygienische Durchführung von Events unverzichtbar. Überprüfe die Verfügbarkeit und Sauberkeit der Toiletten sowie der Anlagen für das Catering.

WC-Anlagen vorhanden
Wasseranschluss (Waschbecken)
Anlagen für Catering (z.B. Wasseranschluss, Wasserabfluss, Gas)
Anzahl der Toiletten
Lager Toilettenpapier und Seife zum Nachfüllen
Barrierefreie Toiletten
Entsorgungsmöglichkeiten

Prüfen des Mobiliars

Das vorhandene Mobiliar beeinflusst massgeblich das Erscheinungsbild und die Funktionalität deiner Veranstaltung. Stell sicher, dass genügend und passende Möbel vorhanden sind, um deine Gäste bequem zu bedienen.

Stühle (z.B. Saalbestuhlung oder Bankett)
Tische
Festbänke
Rednerpult oder Ähnliches
Bühnenelemente
Mobiliar Zustand
Flexibilität (bspw. Tische speziell anordnen können)

Inventar der Location

Prüfe, ob die Location das notwendige Inventar wie Besteck, Geschirr und Dekorationsgegenstände bereitstellt. Dies kann den logistischen Aufwand erheblich reduzieren.

Besteck
Geschirr
Servietten
Tischdecken
Dekorationsgegenstände
Gläser
Besondere Gegenstände

Parkmöglichkeiten und Logistik

Kläre zusätzliche Details wie Parkmöglichkeiten und Parktickets (Parkkonzept) ab, um den Gästen ein rundum angenehmes Erlebnis zu bieten. Damit deine Event-Logistik sauber funktionierst, gilt es zudem einiges zu beachten.

Standorte Parking und Parkierkonzept
Parktickets
Verlade- und Stellplätze für Lieferwagen und LKW
Laderampen und Umschlagplätze
Lagerflächen für Nach- und Rückschub

Bewilligungen für Event

Kläre mit dem Vermieter, Caterer oder dergleichen ab, welche Bewilligungen für die Veranstaltung bereits vorhanden oder notwendig sind.

Gastgewerbliche Bewilligung
Bewilligung für Degustationen
Hygienekonzept und -Vorschriften
Meldung Veranstaltung mit hohem Schallpegel
Meldung Veranstaltungen mit Laserstrahlung
Bewilligung Nutzung Pyrotechnik

Für Notfälle

Die Sicherheit von Gästen und dir als Veranstalter hat höchste Priorität. Sichere dich vor der Veranstaltung ab und bereite Notfallpläne vor.

Versicherung
Notfallplan
Fluchtwege
Brandschutzmassnahmen
Verträge und Stornierungsbedingungen

Fazit

Die sorgfältige Besichtigung einer Event Location ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass alle Aspekte Ihrer Veranstaltung berücksichtigt werden. Mit dieser Checkliste bist du auf das Wichtigste vorbereitet, um die perfekte Location für Ihr Event zu finden und eine erfolgreiche Veranstaltung zu veranstalten. Haben wir etwas auf der Liste vergessen? Dann schreib uns gerne eine E-Mail. Wir freuen uns, mehr über deine Veranstaltung zu Erfahren.