So geht nachhaltige Eventplanung Schritt für Schritt

Eventplanung bedeutet immer, viele Entscheidungen zu treffen. Von der Wahl der Location bis hin zur Verpflegung. Doch wie kann Nachhaltigkeit dabei integriert werden, ohne den Rahmen zu sprengen?

In diesem Beitrag findest du ein praktisches Beispiel einer Checkliste, die dir hilft, deine Veranstaltung umweltfreundlicher zu planen.

• Ziele festlegen:
  • Welche nachhaltigen Aspekte sind dir besonders wichtig? (z. B. Müllvermeidung, CO₂-Reduktion, regionale Produkte)
  • Erstelle einen Monitoring Plan, sodass die Ziele durch die Planung und Durchführung laufend kontrolliert werden
  • Bestimme einen Nachhaltigkeitsbeauftragten, welcher als Ansprechpartner zum Thema Nachhaltigkeit zur Verfügung steht
• Sicherheitskonzept:
  • Überleg dir im Vorfeld, was passiert, wenn ein Caterer oder die Technik ausfällt
  • Wer sorgt für Sicherheit und einen respektvollen Umgang untereinander?
  • Security Firma anfragen
• Partner & Dienstleister prüfen:
  • Arbeite mit Unternehmen zusammen, die nachhaltige Werte vertreten
  • Zertifikate und Auditberichte von Herstellern einfordern
  • Sensibilisiere deine Lieferanten auf die Einhaltung der Sozialstandards
• Digitale Kommunikation nutzen:
  • Einladungen, Tickets und Programme bevorzugt online bereitstellen

• Nachhaltige Location wählen:
  • Achte auf Umweltzertifikate, gute Erreichbarkeit und nachhaltige Infrastruktur
  • Prüfe die Barrierefreiheit der Location
  • Informiere Anwohner über die Veranstaltung und allfällige Verkehrsbehinderungen
• ÖV & Fahrgemeinschaften fördern:
  • Infos zu Bus, Bahn oder Mitfahrgelegenheiten bereitstellen
  • Shuttle-Bus vom Bahnhof anbieten
  • Veloparkplätze zur Verfügung stellen
  • ÖV-Anreise zum ermässigten Preis anbieten oder Ticket im Eintrittspreis integrieren
  • Gratis ÖV Anreise für Helfer und Mitarbeitende
  • Schliessfächer anbieten
  • Zusammenarbeit mit regionalen Reisebusanbietern abklären
  • ÖV Fahrplan anzeigen/ Kommunizieren
  • Sind E-Ladestationen vorhanden (E-Bikes und Autos)
• Verkehrsmanagement:
  • Verkehrsdienst organisieren
  • Event mit lokalen Behörden und Polizei absprechen
  • Wegweisung zum Event bereitstellen
  • Parkplatz Einweisung
• CO₂-Kompensation anbieten:
  • Falls Anreise per Auto oder Flug unvermeidbar ist, eine Kompensation vorschlagen

• Regionale & saisonale Produkte wählen:
  • Reduziert Transportwege und fördert lokale Anbieter
  • Nachhaltige Getränkeoptionen wie Leitungswasser anstatt Wasser aus Flaschen oder lokale Bio-Säfte
• Vegane & vegetarische Alternativen anbieten:
  • Verringert den ökologischen Fussabdruck erheblich
• Lebensmittelverschwendung vermeiden:
  • Bedarf genau kalkulieren und Reste spenden oder verteilen
• Mehrweg statt Einweg:
  • Wiederverwendbares Geschirr, Besteck und Becher einsetzen
  • Eventmitarbeitende Schulen
  • Ist genügend Stauraum für das Mehrweggeschirr vorhanden
  • Situation überwachen und rechtzeitig neues Geschirr bestellen
  • Genügend Münz bereitstellen für Pfand Rückgabe
  • Auf Recyclebare Verpackung setzen (oder sogar essbare Verpackung)

• Deko nachhaltig gestalten:
  • Natürliche oder wiederverwendbare Materialien bevorzugen
  • Crowd-Sourcing: aus der Community basteln oder gesammelte Materialien von Besuchern
  • Mieten oder tauschen anstatt kaufen
• Nachhaltige Werbemittel nutzen:
  • Digitale Alternativen oder nützliche Giveaways (z. B. Samen, Stofftaschen) anbieten

• Abfallkonzept entwickeln:
  • Wie viel Abfall wird erwartet, in welcher Art und wo?
  • Abfallstationen planen
  • Auswahl eines lokalen Abfall- und Recycling-Partners
  • Wäre eine Zero-Waste Veranstaltung möglich?
• Bewusstsein schaffen:
  • Sensibilisierung der Stakeholder auf das Abfallkonzept
  • Lieferung von Gütern ohne Verpackungen
  • Das Abfalltrennsystem klar und sichtbar signalisieren
• Infrastruktur:
  • Abfallhelfer instruieren
  • Zentraler Muldenplatz festlegen
  • Abfallstationen verteilen und aufbauen
  • Abfallstationen sichtbar signalisieren
  • Kompost-Station für Bioabfälle
• Umsetzung:
  • Laufende Beobachtung
  • Rechtzeitige Leerung der Behälter
  • Ersatzbehälter zur Verfügung stellen
  • Abfalltrennung mit Gamification-Elementen (interaktives Belohnungssystem für richtiges Trennen)

• Energieeffiziente Technik nutzen:
  • LED-Beleuchtung, stromsparende Geräte und Ökostrom bevorzugen
  • Mobile Solaranlagen oder Powerbanks mit Solarpanels anbieten
  • Technikdienstleister verpflichten, Stromsparmassnahmen mitzutragen
• Papierverbrauch reduzieren:
  • Programmhefte digital bereitstellen & doppelseitig Drucken
• Live-Streaming anbieten:
  • Spart Reisen und ermöglicht mehr Menschen die Teilnahme

• Abfallmanagement evaluieren:
  • Debriefing mit Helfern durchführen
  • Wie viel Abfall hat sich gesamt angesammelt
  • Wurden die Ziele erreicht?
  • Fazit und Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Event
• Feedback einholen:
  • Gäste und Partner nach nachhaltigen Verbesserungsmöglichkeiten fragen
  • Vergleich mit Vorjahren oder Benchmarking
• Erfolge kommunizieren:
  • Nachhaltige Massnahmen in Berichten oder Social Media teilen, um andere zu inspirieren
  • Visualisierte CO2 Bilanz, leicht verständlich für Webseite oder Soziale Medien
  • Teile deine erfolgreichsten Tools und Tipps in einem öffentlichen «How-to» mit Learnings

Ein nachhaltiger Event kann auch über den letzten Programmpunkt hinaus wirken. Durch gezielte Bildungs- oder Aufklärungsangebote und eine bewusste Kommunikation vor Ort kann ein tieferes Verständnis für nachhaltige Zusammenhänge geschaffen werden. Gleichzeitig bietet jede Veranstaltung die Chance, Menschen zu vernetzen und langfristige Impulse zu setzen. So wird aus deinem Event ein nachhaltiges Erlebnis mit Wirkung.

• Infostände oder Mini-Workshops zum Thema Umweltschutz, Kreislaufwirtschaft oder Social Impact
• Kooperationen mit Schulen, Umweltorganisationen oder Startups, die ihr Wissen teilen können
• Beschilderung und Kommunikation nutzen, um die nachhaltigen Entscheidungen sichtbar und verständlich zu machen (z.b. «Wieso bieten wir kein Einwegplasik an?»)
• Besuchern das Thema Energie und Stromverbrauch näherbringen. (Energie erlebbar machen mit Aktivierungen wie strom-velo.com)

• Knüpfe Netzwerke zwischen nachhaltigen Anbietern, Besucherinnen und Organisationen
• Kann das Konzept oder das Material wiederverwendet oder weitergegeben werden?
• Community aufbauen durch eine Plattform, Social Media oder einem Newsletter, um Austausch auch nach dem Event zu fördern

Nachhaltige Veranstaltungsplanung ist mehr als nur ein grünes Label. Sie lebt davon, dass wir ganzheitlich denken, bewusst handeln und vorausschauend organisieren. Von der Wahl der Location über Mobilität und Catering bis hin zur Frage, was nach dem Event bleibt, steckt in jedem Schritt die Chance, etwas Positives zu bewirken.
Ökologisch, sozial und wirtschaftlich.

Diese Checkliste soll dabei nicht nur ein praktisches Planungstool sein, sondern auch den Blick aufs große Ganze lenken. Denn nachhaltige Events sind keine einmalige Aktion, sondern ein aktiver Beitrag zu einer verantwortungsvolleren Zukunft.

Mehr Tipps von uns zu nachhaltiger Eventplanung findest du unter den folgenden Links:

Nützliche Tools und Links

Gamifivation als Publikumsmagnet

Checkliste für die passende Eventlocation

Nachhaltige Eventidee

Ideen für einen attraktiven Messestand